La fattura nasce dal lavoro clinico
Visita, radiografia, ecografia, analisi, farmaci e materiali si producono in momenti diversi. Ognuno dovrebbe generare una voce amministrativa collegata al paziente e all'episodio, pronta da controllare prima dell'emissione.
Non vuol dire fatturare in automatico ogni azione. Vuol dire che l'amministrazione non deve ricostruire a memoria cosa è stato fatto.
Raggruppare più prestazioni in un documento
Per lo stesso proprietario possono esserci più prestazioni aperte, anche per controlli ravvicinati. Il sistema le raccoglie in una proposta di fatturazione con origine, data, professionista, prezzo e stato. L'operatore sceglie cosa includere e può motivare sconti o esclusioni.
I controlli da fare prima dell'emissione
- cliente e dati fiscali completi;
- prestazioni già fatturate escluse dalla proposta;
- quantità, aliquote e prezzi coerenti con il listino attivo;
- pagamenti, acconti e preventivi collegati;
- descrizioni comprensibili nel documento;
- stato dell'invio elettronico separato dallo stato del pagamento.
Le prestazioni non fatturate come coda di lavoro
La dashboard dovrebbe mettere in evidenza le attività concluse ma ancora senza documento: visite chiuse, esami refertati, dimissioni, prodotti usati. Una coda ordinata per anzianità e valore permette alla reception di intervenire senza controlli a mano.
PDF e fattura elettronica non sono la stessa cosa
Il PDF è una versione leggibile del documento. Il flusso elettronico richiede dati strutturati, trasmissione, esiti e gestione degli scarti. Per questo conviene tenere separati numero del documento, stato contabile, stato di trasmissione e ricevute.
Nota. Gli obblighi fiscali dipendono dalla situazione della struttura e possono cambiare. La configurazione va verificata con il commercialista e con il provider usato per la trasmissione.
Dal preventivo all'incasso
Un flusso completo collega preventivo accettato, prestazioni eseguite, fattura e pagamento. La direzione legge così non solo il fatturato, ma anche preventivi aperti, prestazioni non fatturate, insoluti e tempi medi di incasso.
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