Il calendario deve rappresentare le risorse reali
Ogni appuntamento dovrebbe indicare almeno veterinario, paziente, proprietario, tipo di visita, sede, durata e stato. Quando più medici lavorano nello stesso orario, la vista giorno o settimana deve far capire al primo sguardo chi sta facendo cosa.
Il filtro per veterinario permette a direzione e reception di passare dalla vista completa alla singola agenda. Il medico, invece, può aprire direttamente i propri appuntamenti, secondo i permessi del suo profilo.
Colori che significano qualcosa
La legenda deve corrispondere a categorie reali e restare stabile: visita ordinaria, urgenza, controllo, vaccinazione, diagnostica, chirurgia. Troppi colori, o colori che cambiano significato da una schermata all'altra, fanno aumentare gli errori invece di ridurli.
Orari di apertura e disponibilità
Le viste orarie dovrebbero mostrare solo la fascia in cui la clinica è aperta, con una gestione esplicita delle urgenze fuori orario. Disponibilità dei medici, turni, ferie e durata della prestazione devono contribuire insieme alla proposta degli slot liberi.
Chi ha preso l'appuntamento, e com'è andata
Per la direzione è utile distinguere gli appuntamenti inseriti dalla reception, prenotati dal proprietario o creati dal veterinario. Lo storico dovrebbe conservare autore e modifiche senza appesantire il calendario.
Dopo una soglia configurabile, un appuntamento non iniziato può essere segnalato come possibile mancata visita. Meglio però evitare la chiusura automatica definitiva: una conferma dell'operatore evita classificazioni sbagliate.
Promemoria e conferma della presenza
- conferma immediata della prenotazione;
- promemoria prima dell'appuntamento;
- richiesta di conferma o annullamento;
- avviso se l'appuntamento viene spostato;
- registrazione dell'esito e del canale usato.
Approfondisci nella pagina dedicata all'agenda veterinaria.