Prima della demo
- Elenca i cinque problemi che oggi vi costano di più, in tempo o in denaro.
- Definisci utenti, sedi e ruoli che useranno il sistema.
- Raccogli esempi reali: un referto, un preventivo, una fattura, un'esportazione dal vecchio software.
- Separa le funzioni indispensabili da quelle desiderabili.
- Stabilisci chi decide e chi userà il software ogni giorno. Devono esserci entrambi.
Durante la demo
Chiedi di vedere un flusso completo, non singole schermate: prenotazione, visita, documento clinico, ricetta, addebito e controllo successivo. Poi chiedi le eccezioni: un appuntamento spostato, una fattura da correggere, un utente senza permessi.
Un trucco semplice. Conta quante volte, durante la demo, un dato viene inserito due volte. Ogni ripetizione oggi diventerà lavoro in più domani.
Dati e migrazione
- Quali formati di importazione accettate?
- Cosa viene controllato durante l'importazione?
- Come gestite allegati e storico clinico?
- Quali responsabilità restano alla clinica?
Sicurezza e continuità
- Come funzionano accessi e ruoli?
- Con che frequenza si fanno i backup?
- Posso esportare i miei dati quando voglio?
- Chi fornisce assistenza, con quali tempi e in che lingua?
- Come vengono comunicati gli aggiornamenti?
- Cosa succede se il servizio non è disponibile?
Chiedi risposte scritte: servono per confrontare i fornitori con lo stesso metro.
Costi e decisione
Metti in fila tutte le voci: canone, configurazione, migrazione, formazione, moduli aggiuntivi, comunicazioni ai proprietari e tempo interno del team. Usa lo stesso modello per tutti i fornitori e annota evidenze e dubbi, non impressioni.
Vuoi uno schema pronto? Usa il test dei dieci casi durante le demo e leggi il confronto tra i gestionali disponibili in Italia.