Il magazzino farmaci della clinica, guida pratica.

I dati minimi di ogni articolo

Codice, descrizione, unità di misura, quantità, lotto, scadenza, fornitore e causale del movimento. Sembrano tanti, ma sono quelli che rendono confrontabili i movimenti tra loro. La regola più importante: devono essere uguali per tutti. Se una persona scrive "fl" e un'altra "flacone", il magazzino smette di contare.

Ricevimento e stoccaggio

Quando arriva la merce, confronta ordine, documento di trasporto e prodotti. Registra le differenze prima di mettere via. Poi organizza gli scaffali per ridurre gli errori: stesso posto per lo stesso prodotto, scadenze più vicine davanti e ben visibili.

Utilizzi e rettifiche

Decidi quando si registra il consumo (in visita, a fine giornata, alla dispensazione) e chi può correggere una giacenza. Ogni rettifica deve avere una causale, perché è proprio la causale che ti dice dove il processo va sistemato.

Conteggi ciclici invece dell'inventario annuale

Dividi gli articoli per valore, rischio e rotazione. Conta più spesso quelli critici, confronta la giacenza teorica con quella reale e analizza le differenze che si ripetono. Un conteggio di dieci minuti a settimana vale più di un inventario di una giornata all'anno.

Gli indicatori da guardare

• Scaduti: valore e numero di confezioni buttate.
• Rotture di stock: quante volte un farmaco è mancato quando serviva.
• Valore fermo: prodotti che non si muovono da mesi.
• Rettifiche: quante e per quali causali.
• Tempo di copertura: per quanti giorni basta la scorta attuale.

Leggili sempre tenendo conto della stagionalità e dei protocolli clinici: un picco di antiparassitari in primavera non è un errore.

Con un software

Un gestionale con un modulo magazzino collegato a listino e fatture rende questi controlli molto più rapidi: avvisi per scorte basse e scadenze, valore del magazzino sempre aggiornato, storico dei movimenti.